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智能密集架,破解了哪些檔案管理難題?

人氣: 1156 發(fā)表時(shí)間:2021-04-22

難點(diǎn)一:空間浪費(fèi),傳統(tǒng)的檔案室采用分區(qū)存放檔案,當(dāng)檔案數(shù)量很多時(shí)需要較大的空間進(jìn)行存放,如果遇到儲(chǔ)位分配不合理的情況,會(huì)造成空間的剩余或不夠用,導(dǎo)致庫(kù)房空間的浪費(fèi)或緊缺。


難點(diǎn)二:盤(pán)點(diǎn)復(fù)雜,檔案工作者要對(duì)各類(lèi)檔案的接收、分類(lèi)、編目,編制、檢索進(jìn)行管理,定期盤(pán)點(diǎn)時(shí),要對(duì)照紙質(zhì)檔案一個(gè)個(gè)對(duì)比,工作量大且容易出現(xiàn)疏漏。


難點(diǎn)三:查找困難,傳統(tǒng)檔案材料分區(qū)分類(lèi)存放,查找時(shí)要先到區(qū)找到類(lèi)別,再翻閱檔案查找需要的那份檔案。當(dāng)遇到檔案數(shù)量多、使用頻繁的情況下,檔案查找工作更加困難。


難點(diǎn)四:環(huán)境問(wèn)題,檔案資料的存放管理對(duì)環(huán)境有明確的要求,過(guò)高或過(guò)低的溫度,過(guò)濕或過(guò)干的空氣環(huán)境都會(huì)對(duì)紙張纖維素造成破壞。傳統(tǒng)檔案裝具以及檔案室沒(méi)有溫濕度檢測(cè)及提示,不能保障檔案的存放條件。


難點(diǎn)五:防盜性差,傳統(tǒng)檔案室主要依靠依靠機(jī)械鎖具進(jìn)行管理,如遇借閱人員較多,現(xiàn)場(chǎng)混亂且管理人員不足,或是檔案室鑰匙丟失時(shí),容易造成檔案丟失。


以上幾大難點(diǎn),做檔案工作的你是不是也因此而頭疼?信息技術(shù)的快速發(fā)展,也為檔案行業(yè)帶來(lái)了新的管理方式,越來(lái)越多的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理中來(lái),就檔案裝具而言也從傳統(tǒng)的檔案箱柜、固定架、傳統(tǒng)密集架演變現(xiàn)在的智能密集架,下面就來(lái)說(shuō)說(shuō)智能密集架是如何解決以上檔案管理難點(diǎn)的。


智能密集架由固定列和移動(dòng)列共同組成,在一定的距離內(nèi)移動(dòng)架體,這樣就大大節(jié)省了檔案存放的空間,節(jié)省出來(lái)的空間可以?xún)?chǔ)存更多的檔案文件。組列架體組合,多層次結(jié)構(gòu),可以根據(jù)空間大小定制產(chǎn)品規(guī)格,整個(gè)空間以立方計(jì)算,因此擁有龐大的儲(chǔ)存量。


智能密集架管理系統(tǒng)融合RFID無(wú)線(xiàn)射頻技術(shù),可輕松讀取密集架指定列中RFID標(biāo)簽的全部標(biāo)簽值,將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果上傳系統(tǒng)平臺(tái),通過(guò)分析對(duì)比,將密集架中的檔案情況以可視化的形式展示給管理人員,簡(jiǎn)化盤(pán)點(diǎn)過(guò)程、提高盤(pán)點(diǎn)準(zhǔn)確度,大大節(jié)省人力。


智能密集架嵌入了電腦控制系統(tǒng),密集架的每一列均配備有彩色液晶觸摸屏,通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),工作人員可通過(guò)屏幕對(duì)密集架內(nèi)檔案資料存放情況進(jìn)行檢索查閱,讓檔案查找不再困難。同時(shí)也可通過(guò)客戶(hù)端的系統(tǒng)平臺(tái)檢索到檔案所在密集架情況,通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)上操作還可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程開(kāi)啟該檔案所在密集架列,直接進(jìn)入拿取檔案,智能化的操作為工作人員節(jié)約了大量時(shí)間。


針對(duì)檔案存放環(huán)境問(wèn)題,智能密集架中通過(guò)裝置溫濕度檢測(cè)模塊,對(duì)檔案存放環(huán)境的溫濕度進(jìn)行實(shí)時(shí)檢測(cè),當(dāng)溫濕度超出閥值,會(huì)發(fā)出溫濕度調(diào)節(jié)提醒。如果有條件,還可實(shí)現(xiàn)溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備與智能密集架直接通信,實(shí)現(xiàn)檔案環(huán)境溫濕度自動(dòng)調(diào)節(jié)。


檔案資料的防盜性也是檔案安全防護(hù)的一部分,同樣也是采用RFID無(wú)線(xiàn)射頻技術(shù),無(wú)線(xiàn)電訊號(hào)識(shí)別特定目標(biāo)并讀寫(xiě)相關(guān)數(shù)據(jù)。智能密集架通過(guò)與RFID門(mén)禁通信,實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案室出口,若貼有RFID標(biāo)簽的檔案盒或資料通過(guò)RFID門(mén)禁時(shí),RFID門(mén)禁可讀取該標(biāo)簽的ID并發(fā)出警報(bào),有效阻止檔案資料被盜。


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